Adjoint.e au bureau de la direction générale et au développement philanthropique
L'École nationale de théâtre du Canada recherche une personne passionnée, dynamique et débrouillarde, capable de jongler avec les priorités et de maîtriser avec brio différentes plateformes informatiques. Si vous avez un œil de lynx pour les détails, un service à la clientèle sans égal, un esprit rigoureux et envie d’évoluer dans un environnement de formation théâtrale stimulant, alors ce poste est pour vous !
En tant qu'adjoint.e au bureau de la direction générale et au développement philanthropique, le.la candidat.e retenu.e fournira un soutien administratif de haut niveau et coordonnera les activités qui assurent la fluidité et l'efficacité des deux départements. Responsable de la gestion quotidienne de l’agenda de la direction, cette personne anticipera les besoins logistiques et documentaires, tout en gérant les appels, les déplacements et les notes de frais. L’adjoint.e organisera et préparera les documents nécessaires pour les réunions du conseil d’administration et ses divers comités, rédigera les procès-verbaux dans les deux langues officielles, et assurera le suivi des communications importantes.
Poste permanent à temps plein.
Description du poste
Plus spécifiquement, le.la titulaire du poste aura à :
- Organiser l’agenda de la direction générale et s’assurer de la bonne gestion du temps, ceci de façon proactive et en anticipant les besoins, les documents à fournir, recueillir ou sauvegarder pour consultation ;
- Gérer les appels de la direction générale, les déplacements, les notes de frais, incluant les réservations de transport et d’hébergement;
- Planifier, organiser et coordonner les rencontres du conseil d’administration (CA) et des différents comités, ainsi que planifier tout le matériel nécessaire à ces rencontres;
- Rédiger des procès-verbaux, des comptes-rendus, des rapports dans les deux langues, puis les soumettre pour approbation, envoi et suivi ;
- Assurer le maintien et la mise à jour de la base de données « DonorPerfect » en collaboration avec le département des relations externes;
- Être le point de chute pour les donateurs, faire les suivis et répondre à leurs questions;
- Coordonner le processus d’attribution des bourses des élèves;
- Effectuer diverses activités administratives liées aux activités de financement de l’École (émission de reçus fiscaux, comptabilisation de différentes sources de revenus, lettres de remerciement à la suite d’un don, etc.)
- Effectuer des requêtes et des exportations dans « DonorPerfect » en vue d’analyser et de cibler de nouveaux donateurs potentiels et/ou les donateurs potentiels inactifs ;
- Créer et éditer différents rapports ;
- Coordonner la conciliation bancaire avec la direction des finances;
- Coordonner la traduction et la correction de texte en français et en anglais ;
- Collaborer à l’organisation de certains événements internes, selon les besoins;
- Offrir un soutien logistique à l'organisation d'événements-bénéfice;
- Offrir un appui à la planification et à la préparation des réunions;
- Veiller au classement des dossiers administratifs ;
- Toutes autres tâches connexes.
Profil idéal
Formation et compétences recherchées
- Diplôme d’études professionnelles en administration ou formation équivalente.
- Un minimum de 3 à 5 années d’expérience dans un poste similaire.
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office 365.
- Connaissance de DonorPerfect ou tout autre logiciel de levée de fonds un atout
- Connaissance Adobe Acrobat (un atout).
- Connaissance du milieu artistique montréalais et canadien (un atout).
Qualités recherchées :
- Sens de l’organisation, efficacité,capacité d’aptation et à à gérer plusieurs dossiers en même temps.
- Aptitudes démontrées en rédaction et en traduction.
- Excellent jugement et sens de la discrétion.
- Autonomie permettant de travailler avec un minimum d’encadrement et capacité d’adaptation.
- Capacité de travailler sous pression et sous la direction des plusieurs personnes Capacité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur des délais restreints.
- Esprit d’équipe, initiative, sens de l’organisation et service à la clientèle hors pair.
- Être un.e collaborateur.trice incontournable !
Ce que nous offrons
- Un salaire compétitif avec un horaire de travail agile;
- Un régime de pension à prestation déterminée très avantageux ;
- Un nombre TRÈS avantageux de journées de vacances;
- Un régime d’assurance collective complet, programme d’aide aux employés et télémédecine;
- Un espace de stationnement sans frais au pavillon Saint-Denis;
- Le privilège de fréquenter quotidiennement une équipe mobilisée, des artistes exceptionnels qui proviennent de partout au Canada et plus de 170 élèves débordant de talents; tout ça dans un milieu de travail bilingue, diversifié et inclusif !
Soumettez votre candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitæ à cv@ent-nts.ca avant le 23 mai 2024.
Nous remercions tous les candidat.e.s pour leur intérêt, mais nous contacterons uniquement ceux et celles qui seront retenu.e.s pour une entrevue.
Nous nous engageons à fournir un lieu de travail inclusif et accessible à tous et soutenons le droit à l’employabilité. Nous souscrivons à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invitons les personnes de tous âges, genres, sexes, orientations sexuelles, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes autochtones ainsi que les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature.
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