Responsabilités principales

Préparation et supervision des événements 

• Planifier et coordonner les événements commerciaux et pédagogiques accueillis au Monument-National. 
• Encadrer les gérant·e·s d’événements et coordonnateur·rice·s afin d’assurer le bon déroulement des opérations et la satisfaction du public et des clients. 
• Superviser la préparation des espaces, l’accueil des artistes et du public, la signalétique ainsi que les besoins logistiques (billetterie, accès, circulation). 
• Assurer le suivi complet des événements : planification, gestion des demandes spéciales et supervision du démontage et de la remise en ordre des espaces. 
• Analyser les opérations et les besoins afin d’améliorer les procédures et mettre en place des pratiques favorisant un accueil inclusif, efficace et de haute qualité. 

Relations avec les locataires et partenaires 

• Accompagner les clients dans leurs demandes, questions et besoins logistiques dès leurs premiers contacts. 
• Recueillir les besoins en accueil, signalétique, mobilier, billetterie, bars, traiteurs, catering, techniques et circulation. 
• Conseiller les locataires et préparer les devis et estimations liés à leurs événements. 

Gestion et supervision des équipes 

• Participer à l’embauche, à la formation, à l’évaluation et à l’encadrement des équipes d’accueil, de bar, de placiers et de réception. 
• Gérer les horaires, assignations, communications et suivis opérationnels des employé·e·s. 
• Préparer les fiches d’information et briefings pour chaque événement et s’assurer de la transmission claire des directives. 
• Encadrer les gérant·e·s et agir comme personne-ressource en cas d’imprévus. 
• Assurer le suivi des feuilles de temps, de la paie et du respect des normes internes et tenir à jour les dossiers des employé·e·s. 
• Mettre à jour les documents de formation et le guide de l’employé·e, et participer à l’intégration et à la formation des nouvelles recrues. 
• Maintenir les standards de service au plus haut niveau. 

Administration, ventes et gestion du bar 

• Superviser les opérations des bars avant, pendant et après les événements, en veillant au respect des standards de service, de rapidité et de qualité. 
• Gérer les inventaires, les commandes, les fournisseurs et la facturation liés au bar et aux événements (incluant les événements pédagogiques internes). 
• Assurer le bon fonctionnement des opérations du bar : gestion des demandes spéciales des clients, supervision des outils de vente et entretien des équipements et du matériel.